Manuale sulla conservazione dei registri come documento normativo

Un atto normativo ufficiale che definisce e stabilisce la procedura per la preparazione e preparazione dei documenti (e anche per collaborare con loro) in qualsiasi organizzazione è l'istruzione sulla tenuta dei registri.

Dovrebbe essere disponibile in ogni impresa,in ogni azienda e istituzione Un'istruzione sulla tenuta dei registri è sviluppata, senza fallo, sulla base di documenti normativi e metodologici nazionali. Ma, allo stesso tempo, dovrebbe riflettere le caratteristiche individuali del lavoro d'ufficio di una particolare organizzazione, la composizione di post e documenti, la struttura del servizio, la disponibilità di archivi e il grado di informatizzazione di tutte le operazioni di archiviazione. Da ciò consegue che le istruzioni per la conservazione di una determinata organizzazione sono sempre originali e terranno conto di tutte le sfumature e peculiarità della composizione e dell'elaborazione dei documenti inerenti solo a questa struttura.

Quando si redige questo documento normativoper la tua azienda puoi utilizzare le istruzioni standard standard per il lavoro d'ufficio, prendere da esso i punti principali che sono obbligatori per tutti e aggiungere elementi che devono essere specificati esclusivamente per la tua organizzazione.

Di norma, l'istruzione sul lavoro d'ufficioinclude disposizioni generali, varie sezioni tematiche e vari tipi di applicazioni. Le disposizioni generali specificano la portata dell'istruzione, il quadro normativo e la responsabilità della sua non conformità. Le sezioni tematiche contengono informazioni sui tipi di documenti e sull'ordine di registrazione, avvistamento, riproduzione, certificazione e archiviazione. In conformità con le specifiche dell'impresa, questa sezione può essere notevolmente ampliata. A seconda delle mutevoli condizioni di lavoro e dell'introduzione di nuove tecnologie, le sezioni tematiche possono essere modificate e integrate. Gli allegati al manuale contengono materiale di riferimento illustrato: campioni di forme, impressioni di sigilli e timbri, diagrammi di flusso dei documenti e moduli di esempio.

L'istruzione in alcuni casi può essere indossatauna natura temporanea (istruzioni sulla tenuta dei registri nel tribunale distrettuale o nelle forze armate). L'istruzione temporanea sul lavoro d'ufficio è approvata per un certo periodo, ad esempio prima della messa in servizio di un permanente. Questo è deciso individualmente!

Un'istruzione ben scritta suil lavoro d'ufficio riflette l'intero processo di lavoro con i documenti e la sequenza logica di tutte le operazioni tecnologiche. Regola le attività di non solo i servizi d'ufficio, ma anche l'intero apparato amministrativo. L'istruzione è approvata e attuata solo dall'ordine del capo dell'organizzazione e successivamente funge da atto normativo in base al quale vengono elaborati ed eseguiti tutti i documenti dell'impresa.

La corretta esposizione del lavoro d'ufficio è importantela condizione del corretto funzionamento dell'organizzazione. Gli artisti sono tenuti a ufficio di servizio qualitativamente di riempire tutti i documenti, per far conoscere i nuovi dipendenti con l'ordine e regole di riempimento spazi vuoti, presentare relazioni in tempo e senza errori, competente e tempestiva svolgere compiti assegnati, iniziare a lavorare immediatamente (non appena si riceve un documento in entrata o in ordine). Se la testa stessa priorità l'urgenza di effettuare ordini o documenti, il lavoro svolto su questa base. In altri casi, quando si inserisce un numero considerevole di documenti saranno trattati in conformità con la data arriva.

</ p>>