Che cosa sono il lavoro d'ufficio e il flusso di lavoro?

Il successo negli affari dipende in gran parte dalla suaorganizzazione corretta. Sia i dirigenti che i lavoratori ordinari dovrebbero sapere quale sia il lavoro d'ufficio. Quali sono le sue caratteristiche, quali tipi ci sono e quali documenti normativi dovrebbero essere presi in considerazione quando si organizza il flusso di lavoro?

Che cosa è il lavoro d'ufficio?

Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla formaproprietà e caratteristiche, crea nel processo delle sue attività una varietà di carte. Questi possono essere ordini e lettere e protocolli. Tutti si riferiscono alla documentazione organizzativa e amministrativa.

Il lavoro d'ufficio è la creazione didocumenti dell'organizzazione, eseguiti secondo determinate regole e requisiti. Più spesso alle imprese vengono assegnati dipendenti speciali, occupati solo in questa sfera. Nelle piccole imprese, la funzione di un segretario può essere assegnata a quasi tutti i dipendenti.

Se capisci l'essenza della terminologia (ciò che èlavoro d'ufficio), allora l'origine della parola diventerà chiara. Questo, soprattutto, che fissa le informazioni ufficiali su un supporto materiale. Durante questo processo, viene creato un documento organizzativo e amministrativo, che successivamente avvia determinate azioni.

Il termine "gestione dei record" è apparso molto tempo fa, ma solo verso la metà del secolo scorso è stato formalizzato e fissato nei documenti normativi a livello statale.

Lavoro d'ufficio e circolazione dei documenti - che cos'è?

L'organizzazione non può esistere indipendentemente dalegislazione. In esso c'è sempre lavoro d'ufficio e circolazione dei documenti. Che cos'è, quali sono le caratteristiche specifiche del trasferimento di titoli, come registrarli correttamente? Questi problemi sono risolti dagli specialisti: segretari, archivisti, impiegati del personale.

Il lavoro d'ufficio comporta la registrazione di informazionisu un vettore materiale, la creazione di un atto cartaceo o elettronico. Sulla base di ciò, viene costruita la circolazione del documento dell'organizzazione: il movimento di un ordine o di una lettera, che inizia con la sua creazione e termina con l'esecuzione e l'invio all'archivio o alla distruzione.

A seconda di dove è stata creata l'aziendaper quanto riguarda i dipendenti e la gestione dell'organizzazione, il flusso documentale è suddiviso in esterni e interni. Dalla fonte dipenderà dall'ulteriore percorso dell'ordine, ordini, lettere.

Il flusso di lavoro interno dell'organizzazione assume le seguenti fasi:

• creazione della bozza di documento;
• coordinamento;
• firma della bozza di documento, data e numero di registrazione; dal momento della registrazione è considerato ufficialmente emesso e accettato per l'esecuzione;
• portare il contenuto agli artisti e controllare;
• esecuzione di istruzioni;
• esecuzione del documento eseguito per la successiva archiviazione, in base al tempo e alle necessità;
• distruzione di documenti commerciali con il termine scaduto o la registrazione per la conservazione dell'archivio.

Le fasi della circolazione dei documenti esterni sono generalmente simili, ma ci sono alcune differenze:

• I documenti arrivano in azienda dall'esterno. Questi possono essere i documenti di organizzazioni superiori e inferiori, rami, atti normativi da organismi ufficiali, ordini giudiziari, lettere di cittadini.
• Tutti i documenti aziendali ricevuti nell'organizzazione devono passare senza esito alla procedura di registrazione. Conferma che sono presi per il controllo.
• La fase successiva è il lavoro con il documento, la familiarizzazione o l'esecuzione di istruzioni.
• Se necessario, viene fatta una risposta ufficiale.
• L'ultima fase è la registrazione per la conservazione a lungo termine o di archiviazione e la possibile distruzione.

Inoltre, in relazione alla leadership dell'organizzazione, si distinguono i seguenti tipi di flusso di lavoro:

• ascendente - dai subordinati ai supervisori (note esplicative);
• verso il basso - dalla direzione ai dipendenti (ordini);
• orizzontale - tra pari (atti, protocolli).

Tutte le fasi del movimento del documento sono fissate su riviste speciali. Possono essere condotti in diverse varianti:

• registri per il movimento di documenti;
• carte di documenti;
• la gestione elettronica dei documenti è più comune nella stragrande maggioranza delle organizzazioni.

Caratteristiche del registro giudiziario

Molti si stanno chiedendo cosa sia giudiziariolavoro d'ufficio, e qual è la sua differenza dal generale. Il caso giudiziario è un pacchetto leggermente diverso di documenti e prove materiali. Lo stoccaggio e il movimento adeguati garantiscono la trasparenza del sistema di applicazione della legge. La gestione dei documenti giudiziari, a differenza dei registri organizzativi, non può essere volontaria. È condotto da persone autorizzate ed è strettamente controllato. Per lui, tutte le fasi, inclusa la distruzione, sono definite in modo normativo e rigoroso.

Funzioni di segretario

La maggior parte dei dipendenti dell'azienda immagina molto vagamente quale sia il lavoro d'ufficio e la circolazione dei documenti. Per una segretaria, questa è un'attività professionale.

La segreteria aziendale svolge la funzione principale di supporto alla gestione dei documenti. Secondo la forma e le peculiarità del lavoro, l'organizzazione del servizio ufficio-lavoro di un'impresa è suddivisa nelle seguenti tipologie:

• Centralizzato: tutti i segretari si trovano nello stesso dipartimento e riferiscono al capo commesso o alla segreteria senior.
• Decentrato: i segretari e gli impiegati che svolgono le loro mansioni sono dispersi nelle unità organizzative e sono subordinati a diversi supervisori.
• Misto - si trova più spesso nelle grandi organizzazioni.

Le peculiarità della circolazione dei documenti nell'impresa dipenderanno direttamente dalla forma del segretariato adottato.

Istruzione sul lavoro d'ufficio

Indipendentemente dalle dimensioni e dalla forma di proprietà, inqualsiasi organizzazione dovrebbe avere un atto normativo che regola il movimento dei documenti. Che cos'è un manuale di registrazione e come compilarlo? Questo problema preoccupa non solo i segretari, ma anche i leader.

L'istruzione per il lavoro d'ufficio è internal'atto normativo dell'organizzazione, approvato da un ordine o istruzione della direzione, di un'azione indefinita. Descrive tutte le fasi del passaggio del documento, gli elenchi dei posti le cui firme possono certificare l'autenticità dei documenti ufficiali, fornisce esempi di design, forme e forme.

Gestione del lavoro d'ufficio

Nelle piccole organizzazioni con un basso livello di documento (a meno di 200 all'anno) c'è dubbio che questa tenuta dei registri. Tutto si decide forze dei lavoratori stessi, o anche di testa.

Se i doveri della tenuta dei registri non lo sonosono per il dipendente diretto e non sono enunciati nel suo contratto di lavoro, quindi dovrebbe essere emesso un decreto sull'imposizione di tali funzioni. Questo documento dovrebbe descrivere ulteriori responsabilità, responsabilità e compensi.

Caratteristiche della gestione dei record personali

Se c'è almeno un dipendente nell'organizzazione,allora sarà necessario creare documenti di lavoro. La domanda, che cosa è la registrazione del personale, è particolarmente reale per le imprese con una piccola quantità di dipendenti.

La gestione dei record del personale è la fornitura diil movimento di documenti specifici relativi all'attività lavorativa dei dipendenti dell'impresa. Di solito queste mansioni sono svolte dai dipendenti dell'unità speciale - il dipartimento del personale. Le loro funzioni comprendono la ricezione, l'elaborazione e la memorizzazione della documentazione del personale. Compreso il trattamento di dati personali che sono segreti.

Il flusso di lavoro del personale viene solitamente condotto separatamente dal generale con l'osservanza delle regole di segretezza e funzionalità di archiviazione.

Ottimizzazione del lavoro d'ufficio

Nonostante il rapido sviluppo del digitaletecnologie, molte organizzazioni sono difficili da ottimizzare il flusso di lavoro. Continua alla vecchia maniera per mantenere la corrispondenza cartacea e condurre registri di registrazione regolari.

Questo è dovuto a due fattori:

• resistenza alle innovazioni dei dipendenti dell'azienda;
• mancanza di finanziamenti.

I manager dovrebbero ricordare che l'ottimizzazione del flusso di lavoro con investimenti considerevoli produce un notevole effetto economico.

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